Yhtenäinen intranet-ratkaisu tehostaa sisäistä viestintää

admin

16 syyskuun, 2021

Softman suunnitteli KWH Logisticsille O365-ympäristöön perustuvan intranet-ratkaisun, joka mahdollisti aiempaa tehokkaamman ja avoimemman viestinnän liiketoimintaryhmän sisällä.

Monialainen logistiikkatoimija KWH Logistics kehitti sisäistä viestintäänsä ottamalla käyttöön liiketoimintaryhmän yhteisen intranetin. Intranetin toteutuksessa yritys haki kumppanikseen asiantuntijaa, joka pystyy joustavasti tarjoamaan myös ylläpitopalveluja ratkaisun toteuttamisen lisäksi. Softman suunnitteli KWH Logisticsille O365-ympäristöön perustuvan intranet-ratkaisun, joka mahdollisti aiempaa tehokkaamman ja avoimemman viestinnän liiketoimintaryhmän sisällä.

KWH Logistics on eri puolilla Suomea toimiva liiketoimintaryhmä, jonka 9 yhtiötä huolehtivat vienti- ja tuontiyritysten logistiikkaketjuista kokonaisvaltaisesti. KWH Logistics on osa vaasalaista KWH-yhtymää, jonka logistiikan liiketoiminta-ala on viime vuosina kasvanut nopeasti. Kasvun myötä myös viestinnän tarpeet ovat yrityksessä muuttuneet.

– Meillä ei aiemmin ollut käytössämme yhtenäistä intranetiä, mutta tarvetta siihen ilmeni, kun yrityksissämme on paljon yhteistä asiaa, joka koskee yhtä aikaa monia työntekijöitä. Sähköposti ei ole millään tavalla realistinen vaihtoehto sisäisen viestinnän toteuttamiseen, sillä kaikilla operatiivisessa toiminnassa olevilla ei välttämättä ole käytössään sähköpostitiliä. Tästä syystä päädyimme yhtenäisen intranetin toteutukseen, kertoo KWH Logisticsin Executive Assistant Linda Aho.

Tiedonkulkua tasa-arvoisesti

Intranetin hyödyt KWH Logisticsin sisäisessä viestinnässä keskittyvät etenkin tehokkaaseen tiedonkulkuun sekä avoimuuteen.

– Intranet on ketterä ja monipuolinen väline tiedottamiseen. Se tarjoaa mahdollisuudet parempaan kommunikaatioon sekä avoimeen vuorovaikutukseen. Kun tieto on helposti kaikkien saatavilla, sitä myös hyödynnetään paremmin. Samalla se vahvistaa yhteisöllisyyttä. Onnistunut sisäinen viestintä rakentaa yrityksen liiketoiminnalle vankan tukirakenteen, Aho toteaa.

Selkeäsanainen yhteistyökumppani

Softman toteutti KWH Logisticsin intranet-ratkaisun O365-ympäristöön. Projekti aloitettiin vuoden 2020 loppupuolella ja valmiin järjestelmän käyttöönotto tapahtui tästä noin 4 kuukauden kuluttua.

– Softman on ollut yhteistyökumppanina kärsivällinen ja kannustava. Viestintä välillämme on ollut vaivatonta, sillä Softmanin asiantuntijoilla on taito keskustella meille vieraista asioista ymmärrettävästi ja selkeästi. Arvostamme Softmanin tekijöiden taitoa pitää asiakas tilanteen tasalla rauhallisesti ja ystävällisesti. Me saimme keskittyä sisällöntuotantoon, kun Softman huolehti teknisestä puolesta, Aho kiittelee.

Palaute intranetistä on ollut KWH Logisticsilla positiivista. Järjestelmän käyttöä on opeteltu vähitellen.

– Intranet-ratkaisu on ollut käyttöliittymältään niin selkeä, että sen käyttö on onnistunut työntekijöiltä ilman erillistä koulutusta. Softman järjesti sisällöntuottajille erillisen koulutuksen, jossa järjestelmän ominaisuuksia käytiin läpi, Aho tarkentaa.

Monipuolinen viestintäkanava

Ahon mukaan intranetin käyttö on yrityksessä monimuotoista. Työtehtävistä riippuen henkilöstö käyttää intranetiä omilta työkoneiltaan, mobiililaitteista tai yhteispäätteiltä. Myös info-tv:n näyttöjen avulla ohjataan työntekijöitä intranetiin.

– Intranet taipuu käytössämme monella tavalla. Hyödynnämme järjestelmää muun muassa ohjeiden, lomakkeiden ja muiden materiaalien sekä tiedotteiden jakamiseen. Lisäksi toteutamme intranetin avulla koulutuksiin ilmoittautumiset sekä tulevista koulutuksista tiedottamisen. O365-ympäristö antaa monipuoliset mahdollisuudet kehittää SharePoint-järjestelmää vielä lisää, Aho luettelee.

Jatkossa Softman huolehtii ylläpitosopimuksen ansiosta KWH Logisticsin intranetin kehittämisestä ja mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisusta.

– Valitsimme intranet-projektissamme valmisjärjestelmien sijaan toteuttajaksi Softmanin, emmekä ole katuneet päätöstämme. Saamme aina tarvittaessa apua, ja Softman huolehtii IT-asioistamme aktiivisella otteella, Aho summaa.

KWH Logistics lyhyesti:

– Logistiikka-alan toimija Suomessa
– 9 yhtiön yritysryhmä
– 611 työntekijää
– Toimintoja sekä satamissa että sisämaassa Torniosta Haminaan

Projekti lyhyesti:

Ratkaisu: Intranet-ratkaisu Microsoft O365-ympäristöön
Asiakas: KWH Logistics
Toimiala: Logistiikka-alan liiketoimintaryhmä
Hyödyt: Sisäisen viestinnän tehostaminen, tasavertaisuus ja avoimuus.

Lue lisää blogista

Miksi huolehtia yrityksen tietosuojasta?

Miksi huolehtia yrityksen tietosuojasta?

Ovatko yrityksesi tietosuoja-asiat hoidettu kuntoon? Tietosuojalla tarkoitetaan yksilön oikeutta omiin henkilötietoihin ja hänen yksityisyytensä suojaamista käsiteltäessä henkilötietoja. Yrityksen tietosuoja tarkoittaa käytännössä sekä asiakkaiden että työntekijöiden henkilötietojen turvallista käsittelemistä, käyttöä ja säilyttämistä lain vaatimalla tavalla.

lue lisää