Tietosuojaseloste
Henkilötietojen käsittely Softman Oy:n Sofii-alustapalvelussa.
Tieto pysyy hallinnassa
Sofiin käyttö perustuu selkeisiin rooleihin, käyttöoikeuksiin ja läpinäkyvään käsittelyyn. Tässä selosteessa kerromme, miten henkilötietoja käsitellään ja mitä oikeuksia rekisteröidyllä on.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme henkilötietojen käsittelystä Softman Oy:n (jäljempänä palveluntarjoaja) Sofii-alustapalvelussa. Asiakkaan käyttäessä palveluntarjoajan alustapalvelua palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden suhteen siinä laajuudessa kuin tiedot on tallennettu asiakkaan käyttämään palveluun. Palveluntarjoaja käsittelee asiakkaan palveluun tallentamia henkilötietoja vain asiakkaan niin erikseen pyytäessä; käsittely liittyy aina asiakastuen toteuttamiseen sekä alustapalvelun tekniseen ylläpitoon, kuten tietokantojen säilytykseen, varmuuskopiointiin ja muuhun huoltotoimintaan.
1. Henkilötietojen käsittelijä
Softman Oy (Y-tunnus 2691211-2)
2. Yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa
Softman Oy — Tietosuojavastaava Timo Raunio
timo.raunio@softman.fi · 050 550 2244
3. Rekisterin nimi
Sofii-alustapalvelu.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Sofii-palvelun käyttäjätietojen hallinta ja ylläpito sekä palvelun tuottaminen ja toteuttaminen asiakkaalle. Tietoja käytetään myös asiakkaaseen kohdistuvaan viestintään, palvelun laskuttamiseen sekä asiakasviestintään ja markkinointiin.
Käsittelyn peruste on asiakkaan yhteyshenkilön osalta sopimus ja muiden palvelun käyttäjien osalta rekisterinpitäjän tai palveluntarjoajan oikeutettu etu. Asiakkaan palveluun tallentaman sisällön osalta käsittely perustuu asiakkaan ja palveluntarjoajan väliseen käsittelysopimukseen (DPA).
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- henkilön nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- käyttäjän kirjautumistiedot
- työnantaja / edustettava yhteisö
- käyttäjärooli
- asiakaspalautteet sekä muu asiakkaaseen liittyvä yhteydenpito
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
Lisäksi asiakas voi tallentaa palveluun omaa sisältöään, joka voi sisältää henkilötietoja. Tämän sisällön osalta asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijänä.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Käyttäjätiedon poistaminen poistaa henkilön käyttäjätietolistauksista. Lain tai velvoitteiden vuoksi tiettyjä tietoja, kuten luku- ja hyväksyntäkuittauksia, voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua pidempään. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asianmukaisella tavalla.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä ja sen aikana suoraan asiakkaalta itseltään. Organisaatioiden tietoja voidaan täydentää julkisista lähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja yritysten verkkosivuilta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja alihankkijat
Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraavien tahojen toimesta:
- asiakasyritykselle
- Microsoft — Microsoft 365 ja Azure-pilvipalvelut (EU-/ETA-alue), joissa palvelu ja tiedot sijaitsevat
- tekoälyn kielimallipalvelut: Microsoft Azure AI (EU-alue) ja OpenAI (Yhdysvallat) siltä osin kuin palvelun toiminta sitä edellyttää — ks. kohta 9
- järjestelmien ja ohjelmistojen ylläpitoon liittyville käsittelijöille
- viranomaisille lainsäädännön tai viranomaismääräyksen edellyttäessä
Emme myy henkilötietoja. Luovutukset toteutetaan aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Sofii-palvelun käsittely voidaan toteuttaa tietosuojaa painottaen EU-/ETA-alueella (Microsoft Azure ja Azure AI). Osa käsittelystä voi kuitenkin tapahtua EU-/ETA-alueen ulkopuolella silloin kun se on palvelun toiminnan kannalta tarpeen — esimerkiksi käytettäessä OpenAI:n kielimalleja (Yhdysvallat).
Tällöin siirto perustuu asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework -järjestelyyn ja/tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (SCC). Palveluun syötettyä aineistoa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Käsittelyn yksityiskohdat ja käytettävä siirtomekanismi määritellään asiakaskohtaisessa käsittelysopimuksessa.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Palveluun kirjaudutaan salattua yhteyttä käyttäen, ja tunnistautuminen tapahtuu ensisijaisesti Microsoft Entra ID:llä. Käyttöoikeudet on rajattu roolipohjaisesti, ja asiakkaiden tiedot on eristetty asiakaskohtaisesti. Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, salaukseen, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tietoliikenteen suojaukseen sekä varmuuskopiointiin. Käsittely on mahdollistettu vain niille henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.
11. Profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, vaatia tiedon oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, saada tietonsa siirrettävässä muodossa sekä peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
Asiakkaan palveluun tallentamaa sisältöä koskevat pyynnöt tulee osoittaa sille asiakasorganisaatiolle, joka toimii kyseisen tiedon rekisterinpitäjänä; palveluntarjoaja avustaa asiakasta näiden pyyntöjen toteuttamisessa käsittelysopimuksen mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja omien oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa ota yhteyttä kohdassa 2 mainittuun henkilöön. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.
14. Muutokset selosteeseen
Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.