Pilvipalvelu on ajanmukainen tapa huolehtia yrityksen tiedonhallinnasta. Microsoft 365:n monipuolinen hyödyntäminen liiketoiminnassa auttaa menestymään ja toisaalta tuo yritykselle vahvempaa tietoturvaa sekä päivittäisen työn sujuvuutta. Palvelun käyttö onnistuu ajasta ja paikasta riippumatta, ja tiedostojen jako sekä ajanhallinta toimivat ketterästi pilvessä. Tutustumalla Microsoft 365 -palvelun ominaisuuksiin, saat enemmän irti palvelusta.
SharePoint Online – tiedottamiseen ja tiedostojen jakamiseen
Osana Microsoft 365 -palvelua on Microsoft SharePoint Online pilviratkaisu, joka mullistaa yrityksen sisäisen tiedottamisen toteuttamisen. Käyttäjät määritellään ryhmiin ja ryhmille annetaan kansioiden ja tiedostojen käyttöön eritasoisia oikeuksia. Yrityksen sisäisten käyttäjien lisäksi oikeuksia voidaan antaa myös yrityksen ulkopuolisille käyttäjille.
Perinteiset tiedostopalvelimet voidaan nyt korvata yrityksen käyttöön toteutetulla SharePoint-ratkaisulla. Aiemmin yrityksen ulkopuolelta tiedostot tavoitettiin vain VPN-yhteydellä. SharePoint Online -palvelun tiedostoja voidaan käyttää kaikkialta pelkällä internetyhteydellä.
Tiedostoja voidaan käyttää myös puhelimella ja tabletilla. Käyttäjät voivat avata ja muokata dokumentteja samanaikaisesti. Tiedostojen siirto Office 365 palveluun parantaa tietojen tavoittamista ja työtehoa.
SharePoint online -palveluun tallennetuissa tiedostoissa on myös versiohistoria. Virheellisesti muokattu dokumentti voidaan palauttaa aiempaan versioonsa koska dokumentista tallentuu myös aiempia versioita.
MDM – Mobiililaitteiden etähallinnasta tietoturvaa
MDM eli Mobile Device Management mahdollistaa yrityksen Office 365 palveluja käyttävien mobiililaitteiden etähallinnan. Tämä on tietoturvallisuutta lisäävä tekijä, sillä MDM pakottaa mobiililaitteeseen pin-koodin, tietojen salaamisen ja muita asetuksia. Varastettu tai kadotettu mobiililaite voidaan myös etätyhjentää palvelua hyödyntäen.
MFA – tietoturvan vahva lenkki
MFA eli Multi Factor Authentication on tärkein Office 365 tietoturvan parantaja. MFA pyytää uuden laitteen ja uuden ohjelmiston käytön yhteydessä kirjautumisen hyväksyntää mobiililaitteen MFA-apilla tai tekstiviestillä saadulla vahvistuskoodilla. Mikäli tällaista hyväksyntää ei anneta niin kirjautuminen ei onnistu.